FAQ — 17 dudas sobre el documento

Preguntas frecuentes sobre el parte de viajeros

Las siguientes 17 preguntas son las que con más frecuencia llegan desde la exigencia plena del Real Decreto 933/2021 en diciembre de 2024, y desde la perspectiva del parte como documento: cómo se compone, qué campos llevan qué formato, dónde firma quién, qué se conserva y qué no. Las respuestas se basan en el texto de la norma, en el Manual Técnico de Hospedajes y en la práctica de los primeros expedientes administrativos. No constituyen asesoramiento jurídico individualizado.

1. ¿El parte es un documento o un trámite?

Es un documento. Un parte de viajeros es una pieza individualizada, con estructura tasada, que el host compone por cada estancia y envía al sistema correspondiente. Tiene un emisor (el establecimiento), un destinatario (SES.Hospedajes o Mossos d'Esquadra), un contenido (los datos del Anexo I) y, hasta cierto punto, una firma (la del huésped mayor de 14 años, retenida por el host). No es solo una operación: es un acto comunicativo con efectos jurídicos.

2. ¿Sigue habiendo partes en papel?

El papel firmado por el huésped puede seguir existiendo como soporte de la firma, pero ya no es un soporte de envío válido. Desde el 2 de diciembre de 2024 la comunicación al sistema es siempre telemática. El papel, si lo hay, queda en el archivo del host. Lo que llega a SES o a Mossos son los campos del parte en formato XML (o JSON, según la vía), nunca una imagen del papel.

3. ¿Qué es exactamente el número de soporte del DNI?

Es un código adicional al número del DNI, impreso en el propio documento físico, que identifica la emisión concreta de ese carnet. En el DNI 3.0 se localiza al lado del número principal; en el TIE figura en el reverso. SES lo exige para validar la autenticidad de la combinación documento + soporte contra la base de datos de la Dirección General de la Policía. Es el campo que con más frecuencia se omite en envíos manuales, y omitirlo es motivo de rechazo del parte. Para pasaportes y NIE sin chip, no aplica.

4. ¿Cuántos campos tiene un parte por viajero?

17 campos base. En supuestos especiales (documentos múltiples, residencia compuesta, presencia de menores) el conjunto se amplía a 21 o, en casos extremos, hasta 42. La regla práctica: para un viajero adulto extranjero con pasaporte se rellenan 14-15 campos; para un viajero adulto español con DNI son los 17 completos; para un menor de 14 sin documento son 12-13 más el campo de parentesco en el adulto acompañante.

5. ¿Dónde firma el huésped y qué soporte vale?

La firma es exigible para todo huésped de 14 años o más. Vale firma electrónica simple capturada en una tableta al check-in, firma reforzada por OTP en un pre-check-in online y firma manuscrita en papel retenida por el host. La firma queda en el archivo trianual del host; nunca se sube a SES. Lo que se envía a SES son los campos del parte; la firma es prueba interna del cumplimiento.

6. ¿Cómo se introduce a un menor en el parte?

Los menores se registran como viajeros independientes en el bloque correspondiente. Para menores de 14 años sin documento de identidad se rellenan nombre, primer apellido, sexo, nacionalidad y fecha de nacimiento; los campos de documento se dejan vacíos. La firma del menor no se exige; firma por él el adulto acompañante. Cuando hay un menor en el contrato, el campo de relación de parentesco pasa a ser obligatorio en el viajero adulto acompañante.

7. ¿Y los huéspedes con pasaporte extranjero?

El tipo de documento se codifica como PAS, el número es el del pasaporte, el campo de segundo apellido se deja en blanco (no aplica al formato de nombres anglosajón ni a buena parte del centroeuropeo) y el número de soporte tampoco aplica. La nacionalidad y el país de residencia se codifican con ISO 3166-1 alfa-3 (FRA, DEU, USA, GBR, etc.), no con el nombre en texto libre.

8. ¿Qué formato exige SES para fechas y horas?

ISO 8601 estrictamente. Para fechas, YYYY-MM-DD (por ejemplo, 2026-05-12); para fecha y hora, YYYY-MM-DDThh:mm:ss. El formato europeo con barras (12/05/2026) es rechazado en la validación del esquema. Es uno de los errores más frecuentes en envíos manuales y un motivo de rechazo automático del parte.

9. ¿Tengo que comunicar el número de tarjeta o el IBAN del pago?

No. Solo el tipo de pago, codificado en un catálogo cerrado (EFEC, TARJ, TRAN, PLAT, OTRO). Los borradores iniciales del Real Decreto sí incluían el número de la tarjeta o cuenta, pero el dato bancario completo fue retirado antes de la versión definitiva. Esta es una duda recurrente porque circuló información imprecisa durante 2022 y 2023.

10. ¿Puedo fotocopiar el DNI del huésped y archivarlo?

No. La Agencia Española de Protección de Datos considera que conservar la fotocopia íntegra del DNI excede el principio de minimización del RGPD. La obligación es capturar los campos del Anexo I —nombre, número de documento, número de soporte, fecha de nacimiento, etc.—, no la imagen del carnet. La validación visual del documento al recibir al huésped es admisible; conservar la fotocopia, no. Aplica igualmente a NIE, TIE y pasaporte. Hay sanciones específicas de la AEPD por esta práctica, distintas de las del régimen de hospedajes.

11. ¿Qué pasa si SES rechaza mi parte?

El sistema devuelve un código de error que identifica el campo defectuoso (fecha en formato erróneo, nacionalidad sin código ISO, número de soporte omitido, etc.). El host debe corregir y reenviar. Si el reenvío corregido entra dentro del plazo de 24 horas desde la entrada del huésped, el parte se da por cumplido en plazo. Si excede el plazo por culpa del rechazo, queda fuera de plazo y entra como infracción leve. La regla práctica: validar antes de enviar.

12. ¿Qué conserva exactamente el host profesional durante tres años?

Tres elementos por estancia: el parte enviado (los campos comunicados, en el formato en que se enviaron), la firma del huésped (electrónica, OTP o manuscrita) y el acuse de recibo emitido por SES o Mossos con la referencia única y el sello temporal. El conjunto debe estar estructurado de modo que permita la consulta por estancia ante un requerimiento. Una acumulación desordenada de PDFs sueltos sin búsqueda puede ser tratada como conservación inadecuada.

13. ¿Airbnb o Booking envían el parte por mí?

No. Las plataformas de intermediación tienen su propia obligación, paralela a la del host: comunicar a SES.Hospedajes cada reserva y cada cancelación dentro de las 24 horas. Pero lo que la plataforma comunica es la reserva, no el parte de viajeros propiamente dicho. La obligación de emitir el parte por cada huésped efectivamente alojado recae en el host, no en la plataforma. Son obligaciones independientes con titulares distintos.

14. ¿Y si mi propiedad está en Cataluña? ¿Es el mismo parte?

El documento es materialmente equivalente —mismos bloques, mismos campos, mismas reglas para menores y firma— pero el destinatario es distinto: en Cataluña, el parte se envía al Registre de Viatgers dels Mossos d'Esquadra, gestionado por la Generalitat, no a SES. El portal es registreviatgers.mossos.gencat.cat. La vía técnica también difiere: el portal de Mossos opera con carga manual de fichero en formato propio, sin API REST pública. Los servicios especializados que cubren Cataluña automatizan la generación del fichero y la subida programada.

15. ¿Necesito Certificado Digital o Cl@ve para enviar el parte?

Sí, para enviarlo directamente. SES.Hospedajes solo acepta envíos firmados con Certificado FNMT del titular o autenticados con Cl@ve activada. Si no tienes ninguno de los dos, la alternativa legal es designar a un representante autorizado (gestoría, property manager o servicio especializado) que actúe en tu nombre. La representación se formaliza con el modelo correspondiente y se inscribe en el registro de apoderamientos.

16. ¿Cuánto tiempo tengo desde la entrada del huésped?

24 horas. El plazo se cuenta desde la entrada efectiva del huésped al establecimiento, no desde la fecha del contrato ni desde la confirmación de la plataforma. Para que esto sea operativamente sostenible (huéspedes que llegan de madrugada, festivos, ausencia del host en el momento del check-in), conviene desplazar la recogida de datos a un momento anterior a la llegada con un pre-check-in. Así el parte queda compuesto antes de la entrada y solo falta apretar el envío.

17. He ido cumpliendo mal o nada: ¿cómo regularizo?

Tres pasos. Primero, alta como prestador en SES.Hospedajes (o en Mossos / Ertzaintza según procede) si no la habías hecho. Segundo, reconstrucción del archivo de las estancias recientes con los datos disponibles. Tercero, implantación de un proceso operativo —idealmente automatizado— que garantice el cumplimiento futuro. La regularización no extingue las infracciones cometidas, pero opera como atenuante y, en muchos casos, evita la incoación del expediente. La autoridad valora favorablemente la actitud proactiva.

Si tu duda no aparece

Hemos elegido las 17 preguntas más recurrentes vistas desde el ángulo documental del parte, pero la práctica real es más rica: huéspedes que cambian a mitad de estancia, llegadas escalonadas dentro del mismo contrato, salidas anticipadas, pasaportes vencidos, errores tipográficos detectados después del envío, propiedades con número de habitaciones variable. La norma admite varias soluciones operativas para cada uno de estos casos, todas anclados en el mismo principio: el parte debe ser veraz, completo y enviado dentro del plazo de 24 horas. Cualquier proceso que garantice esas tres cosas es admisible.

Si tu duda no se encuentra arriba, revisa primero la sección Cómo funciona para localizar el campo o paso al que se refiere, y la sección Sanciones para entender el coste del incumplimiento. Si la duda persiste, lo prudente es consultar a un profesional o, si la decisión es operativa, considerar un servicio especializado que asuma la complejidad por ti.