Definición y antecedentes documentales

Qué es un parte de viajeros

Un parte de viajeros es un documento individualizado, con una estructura predefinida y unos campos tasados, mediante el cual el establecimiento de hospedaje declara a la autoridad de seguridad la identidad de quien se aloja en sus dependencias y los datos esenciales del contrato que ampara esa estancia. La palabra parte conserva aquí su sentido militar y administrativo clásico: una comunicación formal, atribuible a un emisor identificado, dirigida a una autoridad concreta, con una verdad sustantiva que el emisor afirma bajo su responsabilidad. No es una nota interna ni un listado de clientes; es un acto comunicativo con efectos jurídicos.

El parte no es el libro, ni el alta

Conviene distinguir tres figuras que con frecuencia se confunden:

• El parte de viajeros es el documento que se compone y envía por cada estancia. Su unidad es una reserva con sus viajeros.
• El libro registro (que la antigua norma de 1959 mencionaba expresamente, y que la práctica moderna ha sustituido por un archivo electrónico) es la colección ordenada de partes que el host profesional conserva durante tres años. Su unidad es el conjunto.
• El alta como prestador es el acto administrativo previo por el que el establecimiento queda inscrito en el sistema (SES.Hospedajes o Mossos d'Esquadra) y recibe un código identificador. Sin alta no hay capacidad técnica para emitir partes; pero el alta no es, en sí misma, un parte.

Las tres figuras conviven y son distintas. Un host que tiene alta pero no envía partes incumple la obligación de comunicación. Un host que envía partes pero no tiene alta no puede hacerlo en realidad —el sistema rechazará los envíos por código de establecimiento inválido—. Un host profesional que envía partes pero no conserva el archivo trianual cumple con la comunicación pero incumple con la conservación documental.

Antecedentes: del papel preimpreso al XML estructurado

La obligación de generar un parte por cada huésped es antigua, mucho más que la digitalización que la rodea hoy. El Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, ya exigía a los establecimientos de hospedaje llevar un libro registro y dar cuenta a la autoridad gubernativa de las personas alojadas. El parte de aquellos años era una hoja preimpresa, en papel autocopiativo en muchos casos, con casillas para nombre y apellidos, número de documento, fecha de entrada, sexo y procedencia. El huésped firmaba con bolígrafo, el host archivaba el original y entregaba o faxeaba una copia a la comisaría de policía o cuartel de la Guardia Civil más próximos. El archivo se medía en carpetas, no en gigas.

En 2003, la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, modernizó modestamente el régimen. Fijó un modelo común de parte para todo el Estado, redujo discrecionalidad sobre qué campos eran obligatorios y abrió la puerta a soportes electrónicos rudimentarios: ficheros de ancho fijo enviados por correo electrónico, o más adelante por SFTP, a buzones específicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Durante esos años convivieron el parte en papel firmado (que el host seguía conservando) y el envío telemático del fichero (que reemplazaba al fax).

La reforma definitiva la introduce el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, publicado en el BOE el 28 de octubre de 2021. Inicialmente debía entrar en vigor el 2 de enero de 2023, con un periodo de adaptación de cinco meses; tras dos prórrogas concedidas al sector, queda plenamente exigible desde el 2 de diciembre de 2024. Desde esa fecha, el parte es esencialmente un documento XML estructurado (con variante JSON en algunas vías), conforme a un esquema publicado por el Ministerio del Interior y validado en la recepción por la plataforma SES.Hospedajes. El papel firmado por el huésped, cuando existe, deja de ser soporte único y queda relegado a un papel auxiliar: prueba interna que el host puede conservar, pero que no sustituye al envío telemático.

Naturaleza jurídica del parte

El parte de viajeros es un documento de colaboración con la autoridad, no una declaración tributaria ni un certificado civil. Su base legal está en los artículos 25 a 27 de la Ley Orgánica 4/2015, de Protección de la Seguridad Ciudadana, que habilitan al Gobierno para imponer a determinadas actividades —hospedaje entre ellas— una obligación de registro y comunicación con fines de seguridad pública. La finalidad declarada es doble: prevenir e investigar delitos (en particular en materia antiterrorista) y mantener un registro centralizado de personas alojadas en territorio nacional al que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad puedan acceder.

Como documento de colaboración, el parte tiene tres notas características:

• Atribución personal. Se atribuye a un sujeto obligado identificable (con NIF/NIE) que responde de su contenido.
• Veracidad. El sujeto obligado afirma la realidad de los datos que comunica. La comunicación deliberadamente falsa eleva el supuesto a infracción grave.
• Forma tasada. No es libre; los campos, los formatos y la vía de envío están establecidos en el Anexo I del RD y en el Manual Técnico de Hospedajes publicado por el Ministerio del Interior.

Sujetos obligados a emitir partes

Emite parte todo sujeto que aloja viajeros con carácter de actividad de hospedaje. La norma enumera:

• Hoteles, hostales, pensiones, paradores, hospederías y posadas.
• Apartamentos turísticos y aparthoteles.
• Viviendas de uso turístico, con la denominación que reciban en cada comunidad autónoma.
• Casas rurales.
• Campings, campamentos de turismo y áreas de autocaravanas habilitadas.
• Albergues turísticos y refugios de montaña.
• Plataformas de intermediación digital, con un parte propio en el momento de la confirmación o cancelación de la reserva.

La distinción entre host profesional y no profesional no afecta a la obligación de emitir el parte —ambos lo emiten— pero sí a la obligación de conservarlo durante tres años. El profesional opera el alojamiento como actividad económica habitual, está inscrito en el registro turístico autonómico y debe mantener un archivo trianual de partes. El no profesional —típicamente, un particular que alquila ocasionalmente— emite el parte de cada estancia pero no está obligado al archivo trianual, aunque mantenerlo es una buena práctica defensiva.

El parte y la firma del huésped

Uno de los aspectos más distintivos del parte respecto a otros documentos administrativos es la firma del huésped mayor de 14 años. Históricamente, esa firma se estampaba en la hoja de papel y servía como prueba de que el huésped había verificado los datos consignados. Hoy, con el documento como XML, la firma sigue siendo exigible —en algún soporte— pero ya no se sube a SES.Hospedajes; lo que se envía a SES son los campos de datos. La firma queda en poder del host, como pieza interna del archivo trianual.

El soporte admisible para la firma es flexible:

• Firma electrónica simple, capturada con el dedo o un puntero en una tableta al recibir al huésped, vinculada a la identidad del firmante por los campos del parte.
• Firma reforzada mediante un sistema de pre-check-in que envía un enlace al móvil o correo del huésped antes de la llegada, recoge la firma con una confirmación OTP y deja un sello temporal.
• Firma manuscrita en papel, retenida por el host como parte del archivo. Es válida; lo que ya no se admite es que el papel firmado sea el único soporte: la comunicación a SES debe hacerse igualmente por la vía telemática.

El menor de 14 años no firma el parte: firma por él el adulto acompañante, y el campo relación de parentesco pasa a ser obligatorio para la reserva.

Lo que se conserva: el archivo trianual

El host profesional conserva tres elementos por cada estancia durante tres años desde el final de la misma:

1. El parte enviado (los campos comunicados, en el formato en que se enviaron).
2. La firma del huésped (electrónica, OTP o manuscrita).
3. El acuse de recibo emitido por SES o Mossos, con la referencia única y el sello temporal del envío.

El conjunto debe estar estructurado de modo que permita la consulta por estancia ante un eventual requerimiento de la autoridad. Una acumulación desordenada de ficheros sueltos sin búsqueda puede ser tratada como conservación inadecuada y constituir infracción grave (artículo 36 LO 4/2015). El host no profesional no está obligado al archivo, pero el mismo razonamiento defensivo aplica: hacerlo voluntariamente es la mejor garantía frente a un requerimiento posterior.

Cataluña y el País Vasco: el documento es el mismo, el destinatario no

El Real Decreto 933/2021 no implanta SES.Hospedajes uniformemente en todo el Estado. Dos comunidades autónomas ejercen competencias propias en materia de policía y mantienen sistemas separados:

• En Cataluña, los partes (en catalán, partes de viatgers) se envían al Registre de Viatgers dels Mossos d'Esquadra, gestionado por la Generalitat. El portal técnico es registreviatgers.mossos.gencat.cat. La estructura del documento es materialmente equivalente al Anexo I del RD —los mismos bloques, los mismos campos, los mismos formatos— pero la vía de envío es distinta: carga manual de fichero con un esquema propio, sin API REST pública en la versión actual del portal.
• En el País Vasco, los partes se envían a la Ertzaintza, no a SES.Hospedajes. El procedimiento es paralelo al catalán.

En el resto del Estado, el destinatario es SES.Hospedajes. Si la propiedad está en Cataluña o País Vasco, el parte se dirige al sistema autonómico correspondiente, no al estatal.

El parte de viajeros no es una nota informativa que el host envía cuando le viene bien: es un acto comunicativo formal, con estructura tasada, plazo perentorio y firma exigible, cuyo titular responde de la realidad de lo que afirma. Nota editorial